【基幹事務】とは大きく下記の業務を言います。
(1) 会計の収入、支出の調停
(2) 出納
(3) マンションの維持・修繕に関する企画、実施の調整
基幹事務としても定められているほど、重要な業務のひとつであり、月次又は年間に報告する収支計算書や貸借対照表等、会計における基本的な帳簿を作成し、管理費、修繕積立金、駐車場代などの収納、共用電気料、エレベーター、消防設備の保守、管理組合の備品代など支出を決算書類に纏め、総会にて報告を致します。
組合員の皆様より毎月決められた額の管理費、修繕積立金を管理組合業務代行として収納します。
弊社では、マンション管理適正化法に定められております、収納代行方式にて実施をしており、同法にも定められております管理費等の保証契約を結んでおり、ご安心して会計をお任せ頂いております。収納後、管理に要する費用の支払いに関して組合を代行して行います。
マンションにおいて、管理委託契約の業務内容の実施に当り業者等の日程調整や、設備等の不具合や、故障の際、そのまま放置することは、入居者に対してご迷惑をかけてしまうことや、マンションの資産価値も減退してしまいます。
このような設備の修繕や維持に関して、管理委託契約外の内容に関しても、企画等を行い、資産価値向上や長期的に資産を保持するために必要な業務です。
マンション管理において、基幹事務以外の業務は以下の通りとなります。
マンション管理組合では、総会が最高意思決定機関ではありますが、実際に管理組合として運営方針や総会に立案する議案の作成や、マンション内で起こりうる問題等、具体的にどの様に解決していくか等、役員の方々へ報告、相談の上決めていきます。
マンションの住環境を維持するために、共用部の電球の交換など一定の期間において設備巡回を行います。
入居されている方々が快適な生活を送れるように、修繕を要する場合など実施に当り、役員の方々へ報告や実施日程の調整を行います。 マンションに付帯する設備等点検や検査等も、管理委託契約書通り、規定の時期に実施を行います。
特に人命に係わる消防設備点検や、昇降機保守点検、規模により異なりますが特殊建築物定期調査など特定行政庁へ報告等、法令で定められた事項を適切に実施します。
設備等に異常が見られた場合、どのような対処方法が適切なのか、専門的な分野から管理組合のサポートなどを行っております。
マンションを長期的に管理・維持していくためには、分譲時に引き渡される書類をはじめ、契約関係書類、法定点検書類、保守点検書類、これまで実施された修繕関係書類が必要となってきます。また、居住者や所有者の名簿作成、管理、保管を行います。
区分所有法が制定されるまでの経緯、建物の区分所有などに関する法律をご紹介します。
マンション管理の適正化の推進に関する法律についてご紹介します。
マンション管理の核というべき「管理組合」についてご紹介します。
管理組合の核というべき「理事会＆総会」についてご紹介します。
マンションのルールブックである「管理規約」についてご紹介します。
保険対象内容及び、その他補償や特約等のをご紹介します。
基礎知識とその必要性についてご紹介します。
避難経路や設備の使用方法についてご紹介します。
『区分所有法』
マンションで生活をするときの基本的なルールとなる法律です。「建物区分所有法」「マンション法」と呼ばれることもあります。マンションのように一つの建物をいくつかの部分に分けて所有する(区分所有)ときの建物の所有関係、管理の考え方やその方法などを定めた法律です。
『マンション管理適正化法』
平成 13 年 8 月 1 日に施行された「マンション管理の適正化の推進に関する法律」は、住民の皆様の意識の変化やニーズの高まりに応えて、マンションの資産価値を守り、快適な住環境が確保できるようにとの目的から定められた法律です。『管理規約』
マンションという共同体におけるルールとして、国土交通省は「マンション標準管理規約」というルールのモデルを作成しています。管理規約は、マンション生活での基本的なルールを定めた管理組合の「憲法」ともいわれるものです。但し、全てのマンションが標準管理規約への変更を強制しているわけではなく、それぞれの実態に応じてカスタマイズすることは何ら問題ありません。あくまで「ルールモデル・参考」という位置付けです。
『管理組合』
マンションとは、2 以上の区分所有者(組合員)が存する建物とされています。管理組合とは、その共同生活を潤滑に運営し、共有資産の管理をする為の組織です。区分所有者(組合員)は区分所有法とうい法律で、マンションを所有すると同時に、建物などを管理する責任を負うことが義務づけられています。「区分所有者(組合員)は、全員で建物並びにその敷地及び付属施設の管理を行うための団体を結成し・・・」と規定されています。
また、区分所有者(組合員)を脱退するときは売却等で所有権を失う時です。
『総会&理事会』
総会は、マンションの前項と同様に最高意思決定機関であるとされています。標準管理規約では、総会において役員（理事）を選任し、その理事の互選によって理事長を選任することとなっています。理事会は、総会において選任された役員で構成される組織です。
理事及び理事会は理事長と共に総会で決められた事項を実行する責任を負い、理事長を補佐し且つ監理する責任があると解します。理事会のメンバーは、理事長に全部お任せして責任を免れるのではなく、理事長と共に事業計画を実施し、その内容をチェックする責任を負担する事になります。
『損害保険』
【共用部火災保険】共用部分が罹災場合(火災・落雷・爆発など)。
【個人賠償責任保険】
入居者が過失により他人に損害を与えた場合。
【施設所有者賠償責任保険】
建物所有者が建物管理に起因して他人に損害を与えた場合。
また、火災保険には積立マンション保険、住宅綜合保険などがあります。また、特約として地震保険・ガラス保険などがあります。
『長期修繕計画』
一般に分譲マンションでは概ね10年～15年ごとに大規模な修繕工事の実施が必要です。この大規模な修繕工事には戸当りでおおよそ50万円～100万円程度の費用がかかるとされています。長期修繕計画とは、このような多額の費用が必要になる分譲マンションの修繕工事を的確に実施するために、向こう20年～30年程度の期間を見通して、いつ、どの部分を修繕するのか、そのためにはどのくらいの費用がかかるのか、そして、その費用を各所有者がどのように負担しあうのかを、あらかじめ計画するものです。
なお、長期修繕計画はあくまで長期的な修繕工事の内容と実施時期及び必要な工事費用の目安を見積もるもので、実際に修繕工事を行う場合は劣化診断を実施し、具体的な修繕実施計画を作成することが必要です。
『マンションにおける様々な点検』
【消防設備法定点検】防火対象物の関係者（所有者・管理者・占有者）は設置した消防用設備等を定期的に点検し、その結果を所轄の消防長又は消防署長に報告する義務があります。
消防署への報告期間は防火対象物により異なりますが、年1に1度の総合点検と6ヶ月に1度の機器点検を行うよう定められています。
【給排水設備点検】
日常生活では欠かせない空気と水、この水の供給と排水を確保しているのが給排水設備です。
一般的に公共水道を受水槽に受け、高置水槽や増圧ポンプから配管を通って各住戸に供給されます。
点検内容としては給排水設備が正常に稼働し、不衛生な飲料水を供給しないよう、給水設備、排水設備、配管等の状況を検査したり、水質に関しては、測定器を用い残留塩素濃度等を測定します。
【特殊建築物定期調査】
学校や病院、スーパーマーケットやホテルといった不特定多数の人々が利用する建築物を「特殊建築物」といいます。
この特殊建築物は、維持管理が不十分な状態で火災や地震等が発生すれば、大きな事故・災害を招く恐れがあります。
こうした事態を避ける為にマンションの場合「階数5階以上、かつ、共同住宅部分の延床面積が1,000㎡を超える」中規模以上の建物が対象になります。
3年に1回、国土交通大臣認定の資格者や一級建築士及び二級建築士が検査を行い、その結果を特定行政庁へ報告する義務があります。
【エレベーター保守点検】
エレベーターには建築基準法により年に1回の検査、法定点検をすることが定められています。
また、法定点検以外に一般的には通常1ヶ月～3ヶ月に1回の割合で点検を行なっています。
【建築設備定期点検】
換気設備、排煙設備、非常用の照明等が設置されている特定行政庁指定の一定規模以上のマンションは、定期的にこれ らの設備を調査し、特定行政庁に報告することが建築基準法により義務付けられています。
管理組合の組織は区分所有者全員を構成員し、総会で決議された管理業務を執行する「理事会」、管理組合業務の執行状況や財務状況を監査する「監事」が置かれます。
そして、理事、監事が管理組合の役員となります。役員に関する事項については、区分所有法では特に規定されていませんので通常は管理規約で定められます。
そして、理事、監事が管理組合の役員となります。役員に関する事項については、区分所有法では特に規定されていませんので通常は管理規約で定められます。
理事会は、通常マンションに居住する区分所有者の中から選任される理事で構成されています。
なお、理事長、役職ごとの役割は次のとおりです。
理事長
理事長は理事会を代表するとともに、管理組合を代表します。また、理事長は区分所有法で定める「管理者」であることが一般的です。理事長は総会で決議されたことを実行し、管理規約で定められた行為を行う法律上の権限があり義務を負います。副理事長
副理事長は理事長を補佐します。また、理事長がやむを得ない事情によりその役務を執行できない場合はその職務を代行します。理事
理事会の構成員です。理事は、理事会に出席し管理規約で定められた事項の審議に参加します。組合によっては管理組合業務の各項目について理事がそれぞれ担当している場合もあります。なお、理事会役員は総会にて選出されますが、理事長及び副理事長は理事の中から互選により選任されることになります。
監事
監事は、管理組合（理事会を含む）業務の執行状況及び財務の状況を把握し、総会に報告します。不正があると認められた時は、臨時総会を招集する事が出来ます。また理事会に出席して意見を述べることが出来ます。